Herramientas digitales que no les pueden faltar a las empresas en tiempos del COVID-19
Adoptar medidas virtuales inmediatas, seguras y eficientes que permitan garantizar el funcionamiento normal de sus operaciones es el reto de pequeñas, medianas y grandes empresas en Colombia ante la actual coyuntura del coronavirus.
El distanciamiento social que debió enfrentar el país, como medida para frenar la propagación del Covid-19, obliga a emprendedores, pequeños, medianos, e incluso grandes empresarios a pensar y replantear sus operaciones cotidianas para continuar prestando servicios con normalidad a sus clientes.
Dicho distanciamiento implica también un reto para la economía del país y por eso “las empresas que no se adapten a este nuevo escenario, corren un riesgo en la continuidad de su negocio”, asegura Sergio Acuña, Certificate Authority & Identity Business Director de Olimpia IT, empresa colombiana de base tecnológica que desarrolla plataformas para la protección y la transformación digital.
En palabras de este experto, las recomendaciones para que una compañía sobreviva a este panorama empiezan, desde luego, siguiendo las medidas preventivas que ha tomado el Gobierno Nacional y la Organización Mundial de la Salud (OMS). Pero, en materia de adaptabilidad al cambio, la recomendación es implementar soluciones digitales que ayudan a que una empresa no se detenga, mejorando la experiencia de los usuarios y protegiendo la información que circula en su interior, con sus colaboradores, clientes y proveedores.
Esto sin lugar a dudas, mediante soluciones digitales que ayuden a evitar desplazamientos innecesarios y que permitan por ejemplo, la firma digital de contratos y documentos, facturaciones inteligentes, cobros en línea, confirmación de identidad no presencial, o incluso, control en la entrega de créditos y subsidios. Según Sergio Acuña, experto en documentos digitales de Olimpia IT, estas son algunas recomendaciones para que las empresas sobrevivan en momentos de crisis como los del Covid-19:
✅ Proteger y asegurar la información que circule entre las empresas: las firmas digitales y la migración de documentos al entorno digital no solo es una solución segura, sino además fácil y rápida. Firmamos (www.firmamos.com), por ejemplo, es una plataforma que permite automatizar diferentes procesos que requieran la identificación de personas por medios no presenciales, la firma electrónica y digital de documentos, la conformación de expedientes, su almacenamiento y custodia con las mismas garantías de seguridad que brinda un documento firmado en físico.
✅ Mitigar los riesgos de suplantación de identidad: Procesos de venta, trámites y solicitudes, requieren la identificación y la validación de identidad ciudadana. Hoy existen soluciones como la validación multibiométrica que permite hacer dicho proceso a través de diferentes factores, como tecnologías de reconocimiento facial, preguntas reto o consulta a la base de datos biográfica de la Registraduría Nacional.
✅ Facturación electrónica y cobros en línea: Cumplir con las exigencias de la Dian puede volverse algo complejo en estos momentos si solo se emiten facturas en papel. La facturación electrónica permite agilizar procesos, reducir costos y facilitar la interacción con proveedores y clientes. En cuanto a los cobros, las plataformas de pago, sin duda, facilitan este proceso a las empresas, recibiendo así pagos al instante a través del teléfono móvil, whatsapp o correo electrónico.
✅ Garantizar la entrega de los mensajes: Soluciones como los correos electrónicos certificados garantizan la entrega de las notificaciones de las empresas a sus grupos de interés obteniendo una traza del mensaje y una prueba de entrega con valor probatorio. Olimpia IT, por ejemplo, otorga un certificado SSL para proteger la autenticidad de lo portales web desde donde interactúan las empresas con sus clientes.
✅ Control en la entrega de créditos y subsidios: Una solución digital que cobra utilidad en la actual coyuntura es el pagaré y el contrato electrónico, con la plena seguridad de que no habrá suplantación de identidad. Por eso, es importante implementar tecnologías seguras que garanticen que los datos de quien está haciendo el proceso es la misma persona que solicita el crédito y que se puedan hacer gestión afiliaciones, procesos de originación de créditos o firmas de documentos en general.
Actualmente, la industria de la tecnología ha volcado sus esfuerzos al desarrollo de plataformas que permiten que las empresas sigan funcionando desde cualquier lugar. En razón de ello, hoy encontramos en el mercado plataformas como la Suite de Soluciones Digitales de Olimpia en la que las empresas, de cualquier industria y tamaño, pueden seleccionar y adquirir el o los productos digitales que apoyen sus operaciones.
