Firma electrónica: un método seguro y legal para los contratos laborales en las temporales de empleo
La transformación digital nos ha llevado a implementar mejoras para facilitar y agilizar los procesos administrativos. Olimpia It le ha apostado la innovación y priorización de nuevos mecanismos digitales para que las compañías de los diferentes sectores puedan reducir los errores al momento de iniciar una relación laboral con un trabajador.
A través de la implementación de plataformas para firmar electrónicamente, firmar un contrato laboral a través de las temporales de empleo en la región nunca había sido tan fácil, además de minimizarte tiempos y costos en la compañía, garantizas la integridad del contenido firmado, impidiendo que haya algún tipo de alteración o variación del documento firmado.
¿Qué normativa regula la firma electrónica en Colombia?
Mediante el Decreto 526 del 19 de mayo de 2021, se establece que en Colombia se ha adelantado un proceso de inclusión digital que ha propiciado la aparición de nuevos escenarios tecnológicos para el empleo formal impulsando la suscripción de documentos de contratación a través medios electrónicos.
Esta norma regula que puedas usar la firma electrónica en los contratos formales que son celebrados digitalmente, asegurando su autenticidad, al tener la misma validez y efectos jurídicos que la firma en el papel, sin embargo, debes tener en cuenta los siguientes requisitos:
- La vigencia de la firma corresponde a la misma del contrato y sus correspondientes adiciones y/o modificaciones, en caso de que llegaren a convenirse y/o requerirse.
- No tendrá ningún costo para el trabajador, correspondiendo exclusivamente al empleador el pago de cualquier valor asociado que se llegase a ocasionar.
- Su uso entre trabajador y empleador, será exclusivo para la relación laboral sin que, a la finalización de esta, el contrato de trabajo, sus adiciones y/o modificaciones firmado(s) electrónicamente pierdan su validez, eficacia y fuerza probatoria
En caso de que, como empleador optes por la celebración del contrato de trabajo firmado electrónicamente, deberás proveer al trabajador de los medios necesarios para el uso de la firma electrónica, mediante desarrollos tecnológicos propios o contratados con terceros, garantizando autenticidad, integridad y disponibilidad del documento.
¿Qué beneficios tiene implementar la firma electrónica?
La Firma Electrónica se convierte en un beneficio de interoperabilidad para tu compañía porque te permite firmar documentos de manera robusta, brindando mayor seguridad a tu empleado a través de un ecosistema digital que implica procedimientos de alta tecnología que nunca serán igualados por una firma manuscrita.
Si a diario debes firmar contratos laborales, a través de la firma electrónica puedes reducir los errores por falta de datos ya que los candidatos no podrán firmar hasta que estén rellenos todos los datos obligatorios del formulario, así mismo, puedes hacerlo desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo reduciendo tiempo y costos para tu empresa.
Cuando implementar la firma electrónica mediante un proveedor idóneo tendrás seguridad digital en cada proceso de contratación que realices, garantizando la identidad de los firmantes, además del seguimiento de todo el proceso de firma, permitiéndote conocer quien ha firmado, en qué momento y quién falta por firmar.
Algunos de los beneficios que encontrarás al usar la firma electrónica son:
- Aumentas la confianza en tu empresa y el proceso que realices
- Mejoras la privacidad en los datos que manejes
- Optimizas en la experiencia de usuario
- Garantizas la validez del documento
- Evitas la suplantación de firmantes
¿Cómo utilizar la plataforma MI FIRMA?
En Olimpia IT, a través de MI FIRMA, puedes firmar todo tipo de contrato laboral de manera ágil y segura con validez jurídica y probatoria, tendrás la seguridad de que tu información esté a salvo y que no será alterada por terceros donde tendrás notificaciones en tiempo real de cada firma que se deposite.
Puedes utilizar Mi Firma en dispositivos iOS, Android o Windows desde cualquier lugar, logrando llevar una trazabilidad de cada contrato una vez lo subas a la plataforma, lo que facilita que puedas localizarlo, ya que quedan almacenados en la nube permitiendo un acceso inmediato a la información.
Si quieres firmar tus contratos laborales de una manera segura, solo debes ingresar a https://www.mifirma.co/ y seguir los siguientes pasos:
- Registra tus datos personales en la plataforma
- Selecciona el contrato que se deseas firmar en PDF/JPG y lo subes a la plataforma
- Personaliza tu firma
- Empieza a firmar tu contrato
