Organiza tus finanzas con factura electrónica
A partir de 2012 en Colombia se avanza hacia la universalización de la factura electrónica y con ella han surgido múltiples documentos que abarcan cada vez a más empresas que, además de asegurar su cumplimiento con requerimientos legales, les permiten facilitar la gestión contable de sus ingresos.
¿Qué es la facturación electrónica y cómo puede ayudar a mi empresa?
La factura electrónica es un documento que soporta las transacciones, ya sea por ventas o por prestación de servicios. Es además exigida a todas las compañías para los requerimientos tributarios de la DIAN y puede, cuando se genera desde una suite de facturación, permite a los contadores visualizar todas las transacciones de una empresa en un mismo lugar.
Adicionalmente, además de generar este extracto, la facturación electrónica permite emitir otros documentos como el soporte y el equivalente que son requeridos en casos específicos y evitan problemas que pueden tener consecuencias legales.
¿Qué es el documento soporte?
Es el utilizado para acreditar pagos a proveedores no obligados a facturar, por concepto de productos o servicios adquiridos por entidades que sí facturan. Se utiliza para la deducción de costos y gastos ante la DIAN.
Este es de expedición obligatoria desde el 1 de agosto de 2022 para todas aquellas empresas o personas naturales que deban soportar sus transacciones con entidades o personas naturales que no emiten factura de venta.
¿Qué es el documento equivalente?
Es el documento que reemplaza a la factura de venta en los casos en que la norma lo señala (Resolución 00042 del 5 de mayo de 2020). Este abarca documentos como tiquetes aéreos, boletos para eventos públicos y cuenta también con su modalidad como documento equivalente electrónico. Debe emitirse siempre que se requiera, por parte del vendedor del bien o servicio
Este último siempre debe incluir la firma del emisor del documento y utilizar el formato electrónico de generación que establece la DIAN, el cual está como predeterminado en la Suite de Factura Electrónica de Olimpia.
¿Por qué debo emitir tantos tipos de documentos contables?
Además de ser un requerimiento legal que se adecúa a las distintas situaciones que pueden generarse en el desarrollo de tu gestión empresarial, estos documentos son la base para poder llevar un control y seguimiento eficiente de tus gastos, ingresos y bases tributarias. Se trata además de una serie de archivos que podrán blindar a tu empresa en caso que se te presenten desacuerdos financieros o que las autoridades requieran información que podría poner en riesgo la continuidad de tu negocio.
¿Qué beneficios obtengo implementando esta documentación?
Además de evitar multas y sanciones, puedes agilizar tus procesos contables y hacer más eficiente momentos clave como cierres fiscales, además de contar con toda tu información un solo lugar a la hora de declarar las contribuciones tributarias de tu empresa.
Adicionalmente, podrás fortalecer la confianza con tus clientes ya que podrás brindarle toda la información de sus transacciones y hacerles llegar sus soportes de pago sin incurrir en gastos de impresión o envío, vía correo electrónico.
¿Cómo implementar facturación electrónica?
Para dar el primer paso y cerrar este año con un sistema robusto para generar todos tus documentos contactando a uno de nuestros asesores.
