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Elegir un aliado tecnológico para tu facturación electrónica

14:55 08 agosto in Factura Electrónica
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Para entender el porqué de la facturación electrónica, sumerjámonos en la historia de esta. Primero que todo, el artículo 37 de la ley 223 de 1995 sobre facturación electrónica expedida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia (DIAN), mencionaba que éste debía ser un documento de venta en formato papel.

El emisor imprimía o escribía a mano la factura en papel. La dificultad con estos procesos de facturación era que, al ser éste un documento físico, no permitía al receptor verificar que los documentos emitidos fueran legales, o confirmar que la empresa que lo expide fuera legitima, abriendo la puerta a posibles fraudes; además, el emisor debía custodiar una copia de las facturas tradicionales por al menos 5 años, en caso de ser requeridas por la DIAN, haciendo difícil el resguardo de las mismas.

Esto creo la oportunidad de digitalizar este proceso y para el año 2007, la DIAN estipula una reglamentación técnica, a través del decreto 1929 de 2007 sobre la factura electrónica, donde define que ésta debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos, definiendo las características que debe tener la misma en la Resolución 14465 de 2007.

Así entonces, el decreto 2242 del 2015 expedido por la DIAN implementó el sistema de facturación electrónica que reglamenta las condiciones de expedición e interoperabilidad, utilizando el formato XML, el cual debe llevar incorporada la firma digital para garantizar la debida legalidad y validez del documento, así como su seguridad, lo anterior con el propósito de simplificar los trámites, haciendo los procesos más transparentes en la economía general del país.

Lee sobre: ¿Qué es la factura electrónica?

Requisitos básicos para ser un facturador electrónico:

Acorde a la DIAN, para facturar electrónicamente en Colombia, solo se necesitan dos elementos, el primero, es que el emisor debe contar con un software de facturación electrónica y el segundo, es que debe tener un certificado digital de firma.

Respecto al software, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia le permite hacerlo de tres formas:

  • A través de un software propio
  • A través de un aliado (Proveedor tecnológico)
  • Utilizando el servicio de facturación gratuita de la DIAN

 

Fuente: DIAN

Factura electrónica Infograma
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Las ventajas de un proveedor tecnológico:

Primero, es importante que definas el presupuesto y las necesidades puntuales de tu negocio para tomar la decisión adecuada. La solución de Olimpia IT cuenta con la última versión de facturación electrónica exigida por la DIAN bajo los lineamientos de la última resolución. Además de ventajas que beneficiarán a tu equipo de trabajo, entre las cuales se encuentran:

  • Información protegida por el SOC* de Olimpia con certificación ISO27001-9001
  • Trazabilidad de documentos y almacenamiento por hasta 5 años.
  • Integración con sistemas contables o ERP por medio de API, carga masiva y manual.
  • Actualización recurrente de los requerimientos técnicos de la DIAN
  • Personalización de la factura electrónica: Adaptación del logo y colores de tu marca, así como campos adicionales.
  • Módulo de recepción de facturas, donde se almacenan automáticamente las facturas que recibes.

Con nuestra solución de Factura Electrónica, hemos logrado que más de 2.000 compañías cumplan con la normatividad establecida. En Olimpia seguimos los estándares decretados y somos proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN.

Nuestra metodología para implementación de la facturación está basada en una “Metodología Ágil”, la cual permite a través de buenas prácticas trabajar colaborativamente para obtener el mejor resultado posible, después de esta puesta en marcha, ofrecemos capacitaciones virtuales gratuitas o personalizadas para tu equipo de trabajo.

Aunque los procesos de facturación electrónica son normativos y deben llevarse a cabo, como empresa puedes elegir la forma de ejecutarla, para esto, selecciona un proveedor tecnológico que te de la seguridad y confianza, sobre todo en efectos legales y en pro de optimizar tus procesos.

En Olimpia IT, contamos con un portafolio integral que facilita a las empresas su proceso de digitalización; trasladamos tramites, servicios y solicitudes presenciales al mundo digital. Con nosotros no solo tienes una plataforma, sino diversas, que garantizan seguridad y agilidad, tales como nomina electrónica, documento soporte, firma electrónica e incluso somos lideres en validación de identidad.

Somos expertos en integrar la confianza digital a tu estrategia de negocio.

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