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Aprovechar la tecnología para trabajar desde casa es la mejor alternativa en la actual coyuntura. Sin embargo, la compañía Olimpia IT recomienda establecer documentos cifrados con claves, firma de documentos digitales, identificación de correos maliciosos, entre otros, como medidas claves para reducir los riesgos de ser hackeados.

Es un hecho que la llegada del Covid-19, mejor conocido como Coronavirus, a Colombia exige cambios radicales en los hábitos de la vida cotidiana y, por supuesto, del trabajo. El modelo del teletrabajo se convirtió, con la actual coyuntura, en el mejor aliado para evitar desplazamientos innecesarios, la presencia en lugares de alta concentración de personas y en una solución para aportar a la menor propagación del virus. En la actualidad, de acuerdo con el Cuarto Estudio de Penetración de Teletrabajo en Empresas Colombianas 2018, del Centro Nacional de Consultoría y el Ministerio de las TIC, Colombia cuenta más de 12.912 empresas y 122.278 personas que funcionan bajo la modalidad de teletrabajo. 

Y aunque los beneficios del teletrabajo son ampliamente conocidos por todos, es necesario tener claro que su implementación exige no solo disciplina y productividad de parte y parte sino también buenas prácticas y herramientas de ciberseguridad para evitar posibles ataques o robos de información tanto del usuario como de las compañías.

En opinión del experto, las plataformas de cualquier empresa están expuestas a sufrir pérdidas de información si no se toman las medidas de seguridad necesarias antes de hacer la implementación del teletrabajo. Por eso, Jesús Heriberto Martínez, Professional Services Business Director de OlimpiaIT,  extiende cinco grandes recomendaciones para hacerlo de manera segura:

✅ 1. Documentos protegidos con claves: Con la implementación del teletrabajo, las empresas pueden fortalecer el intercambio de información mediante el cifrado de documentos o la generación de archivos con contraseñas en los cuales solo el emisor y el receptor conozcan las claves; la mayoría de los formatos permiten habilitar esta opción de manera muy didáctica. En caso de envío equivocado o que alguien acceda al archivo, tendrá que conocer la clave para acceder. “De esta manera, en dado caso de que exisitera una pérdida del archivo, no va a ser tan fácil vulnerarlo”, afirma Jesús Heriberto Martínez, Professional Services Business Director de OlimpiaIT.

✅ 2. Firma digital de documentos: Tanto las empresas públicas como privadas necesitan firmar documentos y tener una trazabilidad del momento en que se hace. Para evitar desplazamientos de todos los que firman (o ponen el visto bueno al documento) y hacerlo de manera sencilla, hay soluciones en la web, como es el caso de www.firmamos.com, que permiten la desmaterialización e inmaterialización de los mismos, con plena validez jurídica. “En esta circunstancia especial por ejemplo, 15 directores llamaron a decirnos que ya no iban a ir presencialmente a sus oficinas y que necesitaban una solución inmediata para sus firmas. Así que activamos usuario y contraseña y generamos la solución”, agrega Martínez.

✅ 3. Identificación de correos maliciosos: Es posible que los usuarios reciban correos que provienen de compañías maliciosas dedicadas a hacer ‘phishing’ o suplantación para el robo de información en Internet. Lo primero que hay que hacer para identificarlos es revisar la hora de recepción del correo. No es habitual que un correo empresarial llegue por fuera de horarios de oficina. También, es importante verificar el dominio (la palabra que está después del arroba) porque usualmente son nombres parecidos a entidades que cambian por apenas una letra (por ejempo: @gobiierno.gov.co).

Otro aspecto a tener en cuenta es que los correos maliciosos ya no solo adjuntan archivos ejecutables (.exe) sino que ahora también envían documentos en formato PDF donde incluyen los códigos que después terminan ejecutándose en el computador. De ahí la importancia de tener un antivirus actualizado para someter a revisión cualquier archivo que se descargue.

✅ 4. El uso de conexiones VPN: La conexión a través de la herramienta VPN (Virtual Private Network) actúa como una especie de túnel para que los datos viajen de manera segura sin que agentes externos tengan la posibilidad de acceder a ellos, gracias a su cifrado; es una alternativa ideal para que el teletrabajador se conecte de manera remota.

✅ 5. Consumo responsable de ancho de banda: Si bien la Directiva Presidencial 02 de 2020 determinó que todas las entidades de la rama ejecutiva trabajen desde casa como contingencia ante el Covid-19, hay que hacerlo de manera responsable. Mientras más personas estén conectadas, más saturada estará la red de Internet y las plataformas podrían sentirse más lentas; la recomendación es hacer uso responsable en el consumo de datos, llevando a cabo reuniones cortas y puntuales, o en modos alternos como el teléfono fijo.

Finalmente, el CEO de Olimpia IT aseguró que si bien el país ha venido implementando el teletrabajo en forma creciente, esta coyuntura servirá para crear un cambio cultural entorno a la importancia de que la gente trabaje desde la casa. Medina afirma que en Colombia siempre se ha visto el teletrabajo con desconfianza.